Ethiek en verantwoordelijkheid
Ethische code
(Bijlage bij het organisatie-, beheers- en controlemodel vastgesteld door Novatek S.r.l. SB overeenkomstig Wetgevingsdecreet 08/06/2011, nr. 231)
Voorwoord
De Code of Ethics (hierna ook te noemen de “Code”) is een van de documenten die de effectiviteit en implementatie van het Organisatie-, Management- en Controlemodel 231 (hierna te noemen het “Organisatiemodel” of “Model”) mogelijk maakt, waardoor het bedrijf kan worden vrijgesteld van administratieve aansprakelijkheid in het geval dat een van de zogenaamde basisdelicten, vervat in Wetgevingsdecreet nr. 231/2001. Het is vervolgens aan de Raad van Commissarissen, die hieronder zal worden besproken, om toezicht te houden op de goede werking en naleving van het model.
Dit document benadrukt de principes, waarden en gedragingen die moeten worden nageleefd door iedereen die samenwerkt en werkt in Novatek S.r.l. SB (hierna ook ‘Novatek’ of ‘bedrijf’ genoemd).
Novatek hanteert een ethisch-gedragsprofiel om zijn organisatiestructuur aan te passen aan de vereisten van Wetsdecreet nr. 231/2001, waarin gedragslijnen zijn vastgelegd die moeten worden gevolgd bij het realiseren van doelstellingen. De principes die later zullen worden uiteengezet, zullen bepalen hoe de activiteit van het bedrijf is georganiseerd en hoe deze moet worden uitgevoerd in overeenstemming met de te bereiken doelstellingen.
Naast het definiëren van de ethisch-sociale verantwoordelijkheid van elke deelnemer aan de bedrijfsorganisatie, is het ook een goed idee om alle risico’s vast te stellen die men kan lopen door in het bedrijf te werken, om overtredingen te voorkomen. Indien nodig kunnen sancties worden overwogen die in verhouding staan tot de ernst van de gepleegde overtredingen.
Het fundamentele doel dat deze Code nastreeft, is het definiëren van de ethische en sociale verantwoordelijkheid van elke deelnemer aan de bedrijfsorganisatie en dus het voorkomen van onverantwoordelijk of mogelijk onwettig gedrag van diegenen die in naam en voor rekening van Novatek handelen. Daarom introduceert het bedrijf een duidelijke en expliciete definitie van zijn ethische en sociale verantwoordelijkheden ten opzichte van alle direct of indirect betrokkenen, zoals klanten, leveranciers, werknemers, aandeelhouders, burgers, medewerkers, overheidsinstanties en iedereen die geïnteresseerd is om met het bedrijf samen te werken.
Alle personen in topfuncties, zoals directeuren, accountants of managers, evenals alle werknemers en iedereen die in contact komt met Novatek, moeten de fundamentele waarden en principes kennen en respecteren, zoals eerlijkheid, morele integriteit, rechtvaardigheid, transparantie en objectiviteit bij het nastreven van de doelstellingen van het bedrijf.
Deze Code moet worden nageleefd en toegepast, in al zijn inhoud, door alle personeelsleden en medewerkers van Novatek, evenals door iedereen die in het belang van Novatek werkt en relaties heeft met Novatek, betaald of gratis van welke aard dan ook. De hiervoor genoemde personen worden in dit document gezamenlijk “Geadresseerden” genoemd. Alle Geadresseerden zijn derhalve gehouden de beginselen van de Ethische Gedragscode na te leven en, voor zover zij daartoe bevoegd zijn, te hebben nageleefd. Onder geen enkele omstandigheid zal het beroep op het handelen in het belang van Novatek het aannemen van gedrag rechtvaardigen dat afwijkt van het gedrag dat in dit document wordt uiteengezet.
Gezien de voorschrijvende aard van het document is de tekst opgesteld met het werkwoord ‘moeten’.
Toepassingsgebied en geadresseerden van de code
De ethische principes, waarden en gedragsregels die in deze Code worden uiteengezet, moeten de inspiratiebron vormen voor de activiteiten van iedereen die, intern of extern, actief is op het werkterrein van het bedrijf, met inbegrip van leden van bedrijfsorganen, leidinggevend personeel, werknemers, medewerkers, adviseurs en zakenpartners, evenals alle andere externe medewerkers in verschillende hoedanigheden en externe partijen die in naam van en/of namens het bedrijf optreden.
Ontvangers” worden gedefinieerd als alle personen op wie de regels van deze Code van toepassing zijn, namelijk:
– De Enig Bestuurder en elke andere persoon in een hogere functie, waaronder wordt verstaan elke persoon die vertegenwoordigings-, bestuurs- of managementfuncties vervult of, zelfs de facto, het management van de Vennootschap uitoefent, waar zij ook werkzaam zijn, zowel in Italië als eventueel in het buitenland (de ‘Vertegenwoordigers van de Vennootschap’);
– Alle werknemers van het bedrijf, inclusief tijdelijke of parttime werknemers en werknemers die als zodanig worden behandeld;
– Iedereen die, direct of indirect, permanent of tijdelijk, betrekkingen en relaties aangaat met het bedrijf of in ieder geval werkt aan het nastreven van de doelstellingen van het bedrijf;
– Externe adviseurs en, in het algemeen, natuurlijke personen die zakelijke relaties hebben of wensen te hebben met het bedrijf namens zichzelf of namens de rechtspersonen die zij vertegenwoordigen;
– Meer in het algemeen, iedereen die, in welke hoedanigheid dan ook, actief is binnen de risicogebieden namens en/of in het belang van het Bedrijf.
De Code wordt ter beschikking gesteld aan alle Geadresseerden, die verplicht zijn om de bepalingen ervan na te leven, zowel in hun onderlinge relaties (zogenaamde interne relaties) als in hun relaties met derden (zogenaamde externe relaties), om actief bij te dragen aan de uitvoering ervan en om eventuele tekortkomingen te melden aan de bevoegde functie.
DE D. LGS. 231/2001
Op 8 juni 2001 heeft de Italiaanse wetgever wetgevingsdecreet nr. 231/2001 (hierna ook “het decreet” genoemd) uitgevaardigd met de “Regeling inzake de administratieve aansprakelijkheid van rechtspersonen, vennootschappen en verenigingen, met inbegrip van die zonder rechtspersoonlijkheid, overeenkomstig artikel 11 van wet nr. 300 van 29 september 2000”.
Het Decreet introduceerde in het Italiaanse rechtssysteem het principe van aansprakelijkheid van entiteiten voor strafbare feiten gepleegd, in hun belang of tot hun voordeel, door werknemers en/of de andere personen vermeld in Artikel 5 van het Decreet, zoals bestuurders, auditors, managers, vertegenwoordigers van de Vennootschap, evenals personen die onderworpen zijn aan hun leiding of toezicht, tenzij, naast andere voorwaarden, de Vennootschap een geschikt organisatie-, management- en controlemodel heeft aangenomen en effectief heeft geïmplementeerd.
In deze context heeft Novatek een Organisatie-, Management- en Controlemodel aangenomen in overeenstemming met Wetsdecreet 231 van 2001, en deze Ethische Code is daar een integraal en substantieel onderdeel van.
Algemene principes
Bij het vervullen van de bedrijfsmissie moet het gedrag van alle Geadresseerden van deze Code geïnspireerd zijn door de ethiek van verantwoordelijkheid.
Zoals reeds vermeld, moeten alle personen die met Novatek werken bij het uitvoeren van hun activiteiten en in hun relaties een gedrag handhaven dat gekenmerkt wordt door respect voor de fundamentele principes van eerlijkheid, morele integriteit, billijkheid, transparantie en respect voor de persoonlijkheid van het individu bij het nastreven van de doelstellingen van het bedrijf en in alle relaties met personen en interne en externe entiteiten.
U moet alle wet- en regelgeving die van kracht is in Italië en in alle landen waar Novatek actief is, nauwgezet naleven; het is daarom niet toegestaan om belangen na te streven of te realiseren door wettelijke regels te overtreden.
Waarden die Novatek nastreeft
Novatek heeft altijd een inspiratie willen zijn voor iedereen die met en voor het bedrijf werkt. Het is de bedoeling van het bedrijf om een model van uitmuntendheid te vertegenwoordigen, niet alleen in productie en constructie, maar ook en vooral in gedrag, met respect voor mensen, het milieu en het grondgebied.
De waarden en het idee achter deze Ethische Code vormen de dagelijkse leidraad voor het werk van Novatek.
Novatek besloot in februari 2020 om zichzelf om te vormen tot een ‘Benefit Society’, met als doel de waarden en werkmethoden van de oprichter, die al jaren in andere Europese landen worden gebruikt, beter tot uitdrukking te brengen. Werken als een Benefit Society geeft geen toegang tot economische stimuleringsmaatregelen of belastingvoordelen, maar heeft wel positieve effecten op mensen, de gemeenschap, het grondgebied en het milieu. Het is daarom een bedrijf met aangepaste verplichtingen, dat het management en de aandeelhouders verplicht tot hogere normen op het gebied van doelgerichtheid, verantwoording en transparantie; het blijft winst nastreven, maar koppelt dit aan een of meer sociale of publieke doelen. Elk jaar rapporteert Novatek ook een impactrapport waarin de ondernomen acties, aangenomen plannen en verplichtingen voor de toekomst worden beschreven. Novatek legt met haar bedrijfsfilosofie ook de nadruk op de vermindering van CO2-uitstoot en de verhoging van energie-efficiëntie om ‘nul-emissie gebouwen’ te bereiken.
Novatek wil een toonaangevende speler zijn op de internationale markten en om dat doel te bereiken, werkt het elke dag in de meest serene overtuiging dat een Benefit Company de arbeidsomstandigheden van zijn werknemers verbetert en dus de voordelen van het bedrijf en de gezinnen die ermee verbonden zijn, en dat het een kleine maar belangrijke bijdrage levert aan de verbetering van zijn gastomgeving.
Deze Ethische Code is opgesteld met de kleine stappen die ieder van ons kan nemen om iedereen in staat te stellen zo goed mogelijk te werken met de verantwoordelijkheid en toewijding die elke werkplek vereist.
De waarden waar Novatek zich door laat inspireren zijn:
– Transparantie: De geadresseerden van deze Ethische Gedragscode dienen transparantie in acht te nemen, opgevat als duidelijkheid, volledigheid en relevantie van informatie, waarbij misleidende situaties worden vermeden bij activiteiten die in naam en voor rekening van Novatek worden uitgevoerd.
– Integriteit: De Companỳ streeft naar correctheid, goede trouw, eerlijkheid, morele integriteit, billijkheid en onpartijdigheidỳ van gedrag zowel intern als extern; het delen van al deze principes maakt het mogelijk om duurzame correcte relaties aan te gaan met klanten, leveranciers, derden en medewerkers.
In dit verband moeten de adressaten in overweging nemen dat de naleving van deze beginselen onder andere het vermogen impliceert om te beoordelen of het eigen gedrag een bijdrage kan vormen aan personen die opereren onder een associatieband, bestaande uit ten minste drie personen, met als doel het plegen van misdrijven (zogenaamde criminele associatie). In feite bepaalt het enkele feit van het leveren van een bijdrage aan een of meer van dergelijke personen (bijvoorbeeld door hen een lening te verstrekken of met hen contracten te sluiten voor de levering van goederen en/of diensten) de mogelijkheid dat de ontvanger kan worden beschuldigd van “deelname” aan de vereniging als zijn bewustzijn van het bestaan van de vereniging wordt bewezen.
– Waarde van human resources: de fundamentele hulpbron van Novatek zijn de mensen. Binnen het kader van haar interne relaties en in haar relaties met derden erkent en respecteert het bedrijf de principes van waardigheid en gelijkheid, zonder enige vorm van discriminatie en jegens wie dan ook, en gedrag dat een strafbaar feit of fysieke of morele druk vormt, is zonder uitzondering verboden. De mensen van Novatek moeten bekend zijn met de principes en inhoud van de Ethische Code en moeten zich onthouden van gedrag dat in strijd is met deze principes en inhoud. Daarnaast moeten alle derde partijen en ontvangers met wie Novatek relaties aangaat zich vertrouwd maken met de Ethische Gedragscode en onmiddellijk corrigerende maatregelen nemen als de situatie daarom vraagt.
– Waarde voor het milieu: Oorspronkelijk werd Novatek opgericht om het interventiegebied te verbeteren bij het ophogen en consolideren van gebouwen die onderhevig zijn aan verzakkingen, door het gebruik van materialen die vreemd zijn aan de natuurlijke vorm van de ondergrond te combineren met minder invasieve oplossingen die een grotere controle over het gebouw garanderen.
Vandaag de dag ontwikkelt en promoot Novatek de wens om het gebruik van milieuonvriendelijke materialen te vervangen door andere, meer natuurlijke materialen, die worden onderworpen aan ontwerpverificatie en eindtesten en die vaak ook kunnen worden gebruikt om de energie-efficiëntie van de gebouwen waaraan wordt gewerkt te verbeteren.
Hierdoor is het bedrijf uitgegroeid tot een bedrijfsmodel dat bijdraagt aan het creëren van nieuwe mogelijkheden voor het welzijn van mensen, rekening houdend met de beperkte hulpbronnen van de planeet en haar evenwicht.
Na de omvorming tot een Benefit Corporation slaagde Novatek erin een nieuwe manier van zakendoen te promoten, realiseerde het een positieve impact op de natuur en de maatschappij zelf en droeg het bij tot een echt duurzame ontwikkeling.
Ter ondersteuning van wat hier is gezegd, kan een concreet voorbeeld worden gegeven van de toepassing van het energie-ecologische saneringssysteem van een gebouwencomplex in het regionale natuurpark van Lessinia, genaamd ‘Malga San Giorgio’. Dankzij de toepassing van het belastingvoordeel Superbonus 110% en de technologieën van Novatek werd het maximale gebruik van hernieuwbare energie gewaarborgd, waarbij de verwarmingssystemen van de bestaande appartementen werden aangepast met de bouw van een nieuw geothermisch-fotovoltaïsch systeem dat de gebouwen bedient. Het doel van dit initiatief was om aan te tonen dat individuele huizen of appartementencomplexen in staat waren om volledig zelfvoorzienend te worden op het gebied van energie.
Ook op het gebied van het optimaliseren van elektriciteit, geproduceerd door fotovoltaïsche of thermovoltaïsche panelen, overweegt Novatek het idee om ‘Energiegemeenschappen’ of ‘Collectieve Zelfconsumptie’-verenigingen op te richten, niet alleen om deze toe te passen in de eigen directe activiteiten, maar ook om milieucultuur en -educatie te verspreiden.
– Wettigheid: Novatek handelt bij de uitvoering van haar activiteiten in overeenstemming met haar statuten, de wet- en regelgeving die van kracht is in Italië en in alle landen waarin zij actief is, en vraagt de ontvangers van deze Ethische Code om aan deze eis te voldoen en zich te gedragen op een manier die haar morele en professionele betrouwbaarheid niet ondermijnt.
– Verantwoordelijkheid: Novatek’s mensen moeten hun werkactiviteiten en opdrachten uitvoeren met professionele inzet, toewijding, efficiëntie en eerlijkheid, waarbij ze optimaal gebruik maken van de middelen en tijd die tot hun beschikking staan, en alle verantwoordelijkheden op zich nemen die bij hun werk horen.
– Vertrouwelijkheid: De vertrouwelijkheid en bescherming van informatie, naast persoonlijke gegevens, die wordt verkregen in verband met het uitgevoerde werk, wordt gewaarborgd door middel van passende bedrijfsprotocollen en -procedures. De verkregen gegevens, op papier of in elektronische vorm, mogen niet worden gebruikt voor belangen buiten Novatek, voor eigen gewin of op een manier die de rechten, activa en doelstellingen van het bedrijf schaadt.
Novatek heeft en implementeert passende controlemaatregelen om ervoor te zorgen dat alle gegevens en informatie op de juiste manier worden behandeld, in overeenstemming met de bepalingen van de geldende regelgeving. Bijzondere aandacht wordt besteed aan gevoelige gegevens die kunnen worden afgeleid uit informatie en documentatie waarvan het personeel om operationele redenen in het bezit kan komen.
– Bescherming van de concurrentie: In het kader van haar zakelijke activiteiten laat Novatek zich inspireren door de principes van wettelijkheid, correctheid en loyaliteit, trouw aan het gegeven woord, beloften en pacten en bevordert het handelen met verantwoordelijkheidszin en te goeder trouw in elke activiteit of beslissing.
Het bedrijf erkent vrije en eerlijke concurrentie in een markteconomie als een beslissende factor voor groei, ontwikkeling en constante verbetering van het bedrijf, in de overtuiging dat in deze context de kwaliteit van de aangeboden producten en het belang van het merk “Novatek S.r.l.” relevant kunnen zijn. SB’ MERK.
– Respect voor menselijke waardigheid: Adressaten respecteren de fundamentele rechten van mensen, beschermen hun morele integriteit en garanderen gelijke kansen. In interne en externe relaties is geen gedrag toegestaan dat discriminerend is op basis van politieke en vakbondsopvattingen, religie, ras of etnische afkomst, nationaliteit, leeftijd, geslacht, seksuele geaardheid, gezondheidstoestand en, in het algemeen, elk intiem kenmerk van de persoon.
Bedrijfsorganen
De bedrijfsorganen handelen en beslissen autonoom en met volledige kennis van zaken, met als doel waarde te creëren voor de Vennootschap, in overeenstemming met de principes van wettelijkheid en billijkheid. De beslissingen van de leden van de bestuursorganen moeten autonoom zijn, d.w.z. gebaseerd op een vrije beoordeling en gericht op het belang van de Vennootschap. Onafhankelijkheid van oordeel is een vereiste voor de beslissingen van de bestuursorganen en daarom moeten de leden maximale transparantie garanderen in het beheer van de activiteiten. In het bijzonder moeten de leden van het bestuursorgaan hun taken uitvoeren met ernst, professionaliteit en aanwezigheid, zodat de Vennootschap kan profiteren van hun expertise.
Novatek mensen
Novatek gelooft sterk in de persoonlijke en menselijke groei van zijn mensen, door middel van een transversaal opleidingsbeleid en betrokkenheid bij de strategische en managementdoelstellingen van het bedrijf, waardoor de psycho-fysieke gezondheid en integratie van al het personeel dat deel uitmaakt van het bedrijf of ermee samenwerkt, wordt gewaarborgd.
Het bedrijf vindt het effectief om coördinatievergaderingen te plannen om alle medewerkers te stimuleren en bij te praten over interne kennis en knowhow, om de voortdurende evolutie van diensten en producten te consolideren.
Het bedrijf zet zich elke dag in om de waardigheid van werknemers en hun fundamentele rechten te respecteren, goede werk- en leefomstandigheden te garanderen, opleiding en professionele groei te bevorderen en gelijke kansen voor iedereen te garanderen.
De Adressaten bevorderen het respect voor de principes van gelijkheid en gelijke kansen bij personeelsselectie en wervingsactiviteiten, waarbij elke vorm van vriendjespolitiek of bevoordeling wordt afgewezen. Arbeidsrelaties worden geformaliseerd met reguliere contracten, waarbij het bedrijf elke vorm van onregelmatig dienstverband afwijst.
Novatek is tegen de uitbuiting van kinderen. Uitbuiting van minderjarigen of andere categorieën werknemers is onaanvaardbaar voor Novatek en kennis van enige schending van haar principes in dit opzicht geeft Novatek het recht om zakelijke relaties te beëindigen.
Criteria voor gedrag
De relaties van het bedrijf met leveranciers en derden in het algemeen, publiek of privaat, moeten worden uitgevoerd in overeenstemming met de wet en in overeenstemming met de principes van eerlijkheid, transparantie en controleerbaarheid, zelfs als dit via derden gebeurt.
De selectie van leveranciers en de formulering van de voorwaarden voor de aankoop van goederen en diensten voor het bedrijf wordt ingegeven door respect voor de waarden van concurrentie, objectiviteit, eerlijkheid, onpartijdigheid, prijsgelijkheid, kwaliteit van het goed en/of de dienst, na zorgvuldige evaluatie van de servicegaranties en het panorama van de aanbiedingen in het algemeen.
Inkoopprocessen moeten worden gekenmerkt door het nastreven van maximaal voordeel voor het bedrijf en eerlijkheid en onpartijdigheid tegenover elke leverancier die aan de vereisten voldoet.
Het afsluiten van een contract met een leverancier moet altijd gebaseerd zijn op uiterst duidelijke relaties, waarbij, waar mogelijk, het aangaan van contractuele verplichtingen die vormen van afhankelijkheid ten opzichte van de contracterende leverancier met zich meebrengen, wordt vermeden. Elk contract moet een specifieke clausule bevatten waarin de leverancier zich ertoe verbindt om de principes van deze Code stipt en volledig na te leven, op straffe van het recht van het Bedrijf om de relatie te beëindigen en actie te ondernemen om eventuele schade te vergoeden.
Om respect voor het individu te garanderen, laat het bedrijf zich bij de keuze van leveranciers bovendien leiden door criteria die de voorkeur geven aan leveranciers die de werknemers respect voor de grondrechten, de principes van gelijke behandeling en non-discriminatie en de bescherming tegen kinderarbeid garanderen.
Het bedrijf behoudt zich het recht voor om alle passende maatregelen te nemen, met inbegrip van beëindiging van het contract, indien leveranciers handelen in strijd met de bepalingen van deze Code.
Het is verboden om geld of andere voordelen te geven of te beloven aan directeuren, algemene managers, managers die verantwoordelijk zijn voor het opstellen van bedrijfsboekhoudkundige documenten, auditors, vereffenaars of aan personen die onderworpen zijn aan de leiding of het toezicht van deze laatsten, die behoren tot bedrijven of consortia van klanten, zakenpartners, certificeerders, consultants, dienstverleners, leveranciers in het algemeen, enzovoort, waardoor de corrupte partij haar ambts- en loyaliteitsverplichtingen kan schenden.
In aanbestedingsrelaties en in het algemeen bij de levering van goederen en/of diensten zijn de Adressaten in ieder geval verplicht om
–een goede samenwerking met de leveranciers totstand te brengen om ervoor te zorgen dat voortdurend wordt voldaan aan de eisen op het gebied van kwaliteit, kosten en leveringstermijnen;
– contractuele voorwaarden naleven en afdwingen en een oprechte en open dialoog voeren met leveranciers, in overeenstemming met goede zakelijke praktijken;
– problemen die zich hebben voorgedaan onder de aandacht van het management brengen, zodat ze kunnen worden geëvalueerd.
Geadresseerden mogen geen geschenken, cadeaus of dergelijke aannemen, tenzij deze strikt verband houden met normale beleefdheidsbetrekkingen en van bescheiden waarde zijn. Als Geadresseerden voorstellen voor voordelen ontvangen van een leverancier om zijn activiteiten te bevoordelen, moeten zij de relatie onmiddellijk opschorten en dit melden aan de Raad van Commissarissen.
In de procedure voor het selecteren van contractuele tegenpartijen en voor het aangaan van een zakelijke relatie met dergelijke personen, moet de beschikbare informatie vooraf worden gecontroleerd, om hun competentie en geschiktheid voor de juiste en tijdige uitvoering van de contractuele verplichtingen en de toevertrouwde taken te verifiëren, en om elke betrokkenheid te vermijden bij operaties die het witwassen van geld of het hergebruik van geld uit onwettige activiteiten in de hand kunnen werken, zelfs in potentie.
Novatek zorgt in haar relaties met haar klanten voor maximale inzet en absolute toewijding. Volledig voldoen aan de behoeften van de contractpartijen is een prioritaire doelstelling voor het bedrijf, ook om een solide relatie te creëren die geïnspireerd is door de algemene waarden van eerlijkheid, oprechtheid, efficiëntie en professionalisme.
De afgesloten contracten moeten voldoen aan de wettelijke bepalingen en gebaseerd zijn op criteria van eenvoud, duidelijkheid en volledigheid, zodat de klant alle informatie krijgt over de voorwaarden en bepalingen die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, waarbij moeilijk te begrijpen formules en onwettige of ongepaste commerciële initiatieven worden vermeden. Bij het aangaan van zakelijke relaties met nieuwe klanten en bij het beheer van bestaande klanten is het noodzakelijk om, rekening houdend met de beschikbare informatie, relaties te vermijden met personen die betrokken zijn bij onwettige activiteiten en met personen die niet voldoen aan de noodzakelijke vereisten van ernst en commerciële betrouwbaarheid.
Verder is het alle Geadresseerden verboden om geld of andere voordelen aan te bieden of in het vooruitzicht te stellen ten gunste van exponenten van bedrijven van cliënten, ook via derden, om de onafhankelijkheid van het oordeel van de cliënt te beïnvloeden en een voordeel voor het Bedrijf te verkrijgen, vertrouwelijke informatie en/of documenten te verstrekken of in het vooruitzicht te stellen, erom te verzoeken of deze te verkrijgen of in elk geval zodanig dat de integriteit of de reputatie van een of beide partijen in gevaar wordt gebracht, onvolledige documenten en gegevens te produceren en/of valse en gewijzigde gegevens aan cliënten te verstrekken gepaste informatie achterhouden of weglaten, een gunstige behandeling vragen of afdwingen of gepaste informatie weglaten om de beslissingen van derden om overeenkomsten, contracten en verdragen met het Bedrijf aan te gaan op ongepaste wijze te beïnvloeden, zich op een misleidende manier gedragen die zelfs klanten zou kunnen misleiden in de technische en economische beoordeling van de aangeboden producten of diensten of in elk geval hun toevlucht nemen tot ongrijpbare praktijken die erop gericht zijn het oordeel of gedrag van de klant te forceren.
Relaties die worden aangegaan met de overheid, of in elk geval met betrekking tot relaties van openbare aard, moeten worden ingegeven door de strikte naleving van de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen en mogen op geen enkele manier de integriteit en de reputatie van het Bedrijf in gevaar brengen. Daarom is het niet toegestaan om zich in te laten met daden van corruptie met als doel winst of voordeel te behalen.
Geen enkele ontvanger mag geld geven of economische voordelen of andere soorten voordelen aanbieden aan personen in het openbaar bestuur om benoemingen of andere voordelen te verkrijgen, persoonlijk of voor het bedrijf.
Bij het uitvoeren van transacties en het onderhouden van relaties met de overheid moeten personen zorgen voor de grootst mogelijke transparantie en traceerbaarheid van relevante informatie.
Bijzondere voorzichtigheid moet worden betracht bij transacties die betrekking hebben op vergunningen, concessies, licenties of verzoeken om overheidsfinanciering (regionaal, nationaal of EU).
Nei confronti degli Enti Pubblici, è fatto espresso divieto di esibire documenti e dati incompleti e/o comunicare dati falsi e alterati, sottrarre od omettere l’esibizione di documenti veri, omettere informazioni dovute, farsi rappresentare da consulenti o da soggetti terzi quando si possano creare situazioni di conflitto d’interesse, dare, offrire o promettere denaro o altre utilità (es. Het geven, aanbieden of beloven van geld of andere voorzieningen (bijv. sponsoring, beloften van een baan, het toevertrouwen van consultancy-opdrachten, het toewijzen van opdrachten, zakelijke voorstellen, enz.) om een onrechtmatig voordeel te verkrijgen of te behouden bij het uitvoeren van werkactiviteiten; het vragen of teweegbrengen van een gunstige behandeling of het weglaten van gepaste informatie om de beslissing om overeenkomsten, contracten, verdragen aan te gaan met het Bedrijf op ongepaste wijze te beïnvloeden.
Novatek-personeel dat zaken doet met de overheid mag niet proberen ongepaste invloed uit te oefenen op de beslissingen van de tegenpartij of van de functionarissen die namens haar onderhandelen en beslissingen nemen, en in geval van expliciete of impliciete verzoeken om voordelen van welke aard dan ook, moeten zij alle betrekkingen met de overheid opschorten en hun leidinggevende of de Raad van Commissarissen informeren.
Het is verboden om bijdragen, financieringen of andere uitkeringen, hoe ook genaamd, die door de Staat, een Openbaar Lichaam of de Europese Unie aan het Bedrijf zijn toegekend, te gebruiken voor andere doeleinden dan waarvoor ze zijn toegekend.
Novatek verbindt zich ertoe ervoor te zorgen dat in het kader van onderzoeken met de toezichthoudende autoriteiten geen aanvragen of verzoeken met onware verklaringen worden ingediend, zelfs niet met het oog op het verkrijgen van overheidssubsidies, -bijdragen of gesubsidieerde leningen, of om onrechtmatige behandeling, concessies, vergunningen, licenties of andere administratieve handelingen te verkrijgen.
De Geadresseerden dienen onmiddellijk te voldoen aan elk verzoek van de bovengenoemde instellingen of autoriteiten, door volledige medewerking te verlenen en obstructief gedrag te vermijden. Zonder afbreuk te doen aan de naleving van alle wettelijke en regelgevende bepalingen, zal het Bedrijf de controle- en regelgevende autoriteiten alle informatie verstrekken die zij vragen op een correcte, adequate en tijdige manier.
Het bedrijf opereert op een wettige en correcte manier en werkt samen met de gerechtelijke instantie en de instanties die door haar zijn gedelegeerd.
In de context van een lopend geschil wordt de activiteit die wordt uitgevoerd voor het beheer ervan gekenmerkt door de principes van wettigheid, eerlijkheid, transparantie en alle andere ethische principes die in de Code zijn gedefinieerd. Alle personeelsleden van het bedrijf en degenen die namens het bedrijf werken, moeten de personeelsmanager en/of de algemeen directeur onmiddellijk op de hoogte stellen van alle informatie met betrekking tot het mogelijk voorkomen, of het bestaan, van een strafproces betreffende een overtreding die is voorzien in het decreet, tegen henzelf of tegen een persoon van het bedrijf en die inherent is aan de activiteit die zij in het bedrijf uitvoeren.
In het bijzonder moeten de managers, werknemers en medewerkers van het bedrijf in welke hoedanigheid dan ook zich onthouden van onwettig gedrag, zoals bijvoorbeeld
–het geven of beloven van geld of andere voordelen aan overheidsfunctionarissen of personen die verantwoordelijk zijn voor een openbare dienst of aan personen die door hen zijn aangewezen op een zodanige manier dat zelfs de onpartijdigheid van hun oordeel wordt beïnvloed;
– het versturen van valse documenten, het verklaren van niet-bestaande vereisten of het verstrekken van onware garanties/verklaringen;
– documenten verwijderen of gearchiveerde documenten vernietigen;
– Geld of andere voordelen geven of beloven aan de juridische adviseurs van de tegenpartijbedrijven in een geschil om een gunstig resultaat in het geschil te verkrijgen.
Degenen aan wie de taak van het bijhouden van de boekhouding is toevertrouwd, zijn verplicht om alle boekingen nauwkeurig, volledig, waarheidsgetrouw en transparant te doen.
Alle managementgebeurtenissen moeten adequaat worden gedocumenteerd om een boekhoudkundige weergave te bieden die de aard en inhoud van elke transactie weerspiegelt, in overeenstemming met de wettelijke en regelgevende vereisten.
Boekhoudkundige gegevens moeten gebaseerd zijn op nauwkeurige en verifieerbare informatie en moeten volledig in overeenstemming zijn met de boekhoudprocedures. Elke boeking moet het mogelijk maken om de betreffende transactie te reconstrueren en moet vergezeld gaan van adequate documentatie. Alle handelingen die verband houden met de bedrijfsactiviteit moeten worden gestaafd met passende documenten die verificaties en controles van het besluitvormings-, autorisatie- en uitvoeringsproces mogelijk maken.
Het bedrijf moet een gedrag nastreven dat gericht is op naleving van de belastingwetgeving en de juiste interpretatie daarvan om het risico van belastinggeschillen te minimaliseren; het moet belastingverplichtingen nakomen binnen de termijnen en op de wijze zoals bepaald door de regelgeving en de belastingdienst.
Het is de plicht van alle Novatek medewerkers om ervoor te zorgen dat documentatie gemakkelijk traceerbaar is en geordend volgens logische criteria. Degenen die zich bewust worden van omissies, vervalsingen of nalatigheden in de boekhouding of in de documentatie waarop de boekhouding is gebaseerd, zijn verplicht de feiten te melden aan hun superieur en vervolgens de Raad van Commissarissen schriftelijk te informeren.
Het is ook uitdrukkelijk verboden om:
– Inkomsten- of btw-aangiften indienen met fictieve belastbare posten, door facturen of andere documenten te gebruiken voor niet-bestaande transacties;
– Inkomstenbelastingaangiften of BTW-aangiften indienen met activa waarvan het bedrag lager is dan het werkelijke bedrag of met fictieve schulden of fictieve kredieten en aftrekposten, objectief of subjectief gesimuleerde transacties uitvoeren of gebruikmaken van valse documenten of andere frauduleuze middelen die de aanslag kunnen belemmeren en de belastingdienst kunnen misleiden;
– inkomstenbelastingaangiften of BTW-aangiften indienen met activa voor een lager bedrag dan het werkelijke bedrag of niet-bestaande passiva
– het niet indienen van een aangifte inkomstenbelasting of belasting over de toegevoegde waarde binnen de wettelijk vastgestelde termijnen
– facturen of andere documenten uitschrijven of uitgeven voor niet-bestaande transacties om derden in staat te stellen inkomstenbelasting of belasting over de toegevoegde waarde te ontduiken;
– het geheel of gedeeltelijk verbergen of vernietigen van boekhoudkundige bescheiden of documenten die verplicht moeten worden bewaard, zodat inkomsten of omzet niet kunnen worden gereconstrueerd, om belastingen te ontduiken of om derden in staat te stellen deze te ontduiken;
– onterechte of niet-bestaande kredieten gebruiken voor belastingverrekening
– Simulatief beschikken over of het verrichten van andere frauduleuze handelingen met de eigen of andermans eigendommen die de verplichte invorderingsprocedure geheel of gedeeltelijk buiten werking kunnen stellen, om de betaling van belastingen of van rente of administratieve boetes met betrekking tot dergelijke belastingen te ontduiken;
– in de ingediende documentatie voor belastingafrekeningen activa vermelden voor een lager bedrag dan het werkelijke bedrag of fictieve passiefposten voor een hoger totaalbedrag.
Bescherming van het milieu
Het milieu is een primair goed dat Novatek wil beschermen door haar activiteiten uit te voeren in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving en door de milieu- en landschapsimpact van haar activiteiten te bewaken en milieurisico’s te verminderen.
De Adressaten zijn verplicht om de wettelijke milieuvoorschriften volledig en substantieel na te leven. Met dit in gedachten moeten ze de gevolgen voor het milieu van elke keuze die ze maken bij het uitvoeren van hun werk zorgvuldig beoordelen, zowel met betrekking tot het verbruik van hulpbronnen en het genereren van emissies en afval die rechtstreeks verband houden met hun activiteiten (directe effecten), als met activiteiten en gedragingen waar ze geen directe controle over hebben, voor zover deze worden uitgevoerd door derden met wie ze relaties hebben, klanten en leveranciers (indirecte effecten).
Op grond van het bovenstaande zijn interne Ontvangers verplicht om: afval te beheren in overeenstemming met de bepalingen van het huishoudelijk reglement, door gebruik te maken van gescheiden afvalverzamelcontainers (papier, plastic, glas, aluminium), containers voor pulp en toner in overeenstemming met de bepalingen, met bijzondere aandacht voor zogenaamd ‘gevaarlijk’ afval (bij wijze van voorbeeld maar niet beperkt tot: toner, neonbuizen, airconditioningapparatuur, computers en elektronisch materiaal in het algemeen, enz.)
Bovendien is het de Geadresseerden verboden om andere stoffen te gebruiken die schadelijk zijn voor de ozonlaag (bijv. producten die CFK’s bevatten) dan de stoffen die uitdrukkelijk door het Bedrijf worden geleverd.
Beheer van betalingen
De geadresseerden van deze Code dienen zich te houden aan de regels en procedures van het bedrijf voor het beheer van ontvangsten, betalingen en het gebruik van bedrijfscreditcards.
In dit verband is het ook uitdrukkelijk verboden om
– elk type betaalinstrument waarover men beschikt of waartoe men toegang heeft uit hoofde van de activiteit die men voor het bedrijf uitoefent, te gebruiken op een manier die niet in overeenstemming is met de aanwijzingen en instructies die men hiervoor heeft ontvangen;
– krediet- of betaalkaarten, of elk ander gelijkaardig document waarmee contant geld kan worden opgenomen of waarmee goederen kunnen worden aangekocht of diensten kunnen worden verleend, of elk ander betaalinstrument anders dan contanten, te gebruiken zonder daarvan de houder te zijn.
De activa van het bedrijf beschermen
De beschikbare middelen moeten, in overeenstemming met de geldende wetgeving, de statuten en de code, worden aangewend om de activa van de vennootschap te vergroten en te versterken, ter bescherming van Novatek srl SB zelf, de houders van kapitaal, de schuldeisers en de markt.
Om de integriteit van het kapitaal te waarborgen, is het verboden, behalve in gevallen waarin de wet dit uitdrukkelijk toestaat, om in welke vorm dan ook bijdragen terug te betalen of aandeelhouders te ontslaan van de verplichting deze te storten, om winsten uit te keren die niet daadwerkelijk zijn verdiend of die volgens de wet bestemd zijn voor de reserves.
Bestrijding van witwassen, zelfmisdrijven en heling
Om de transparantie en eerlijkheid van zakelijke transacties te garanderen en om het witwassen van geld (inclusief in de vorm van zelf witwassen) en het ontvangen van gestolen goederen te voorkomen, is het personeel verplicht om de juiste instrumenten en voorzorgsmaatregelen te nemen.
Het is met name verplicht:
– de opdrachten aan dienstverlenende bedrijven en/of natuurlijke personen die de economische/financiële belangen van de Vennootschap behartigen schriftelijk – met vermelding van de inhoud en de overeengekomen economische voorwaarden – vastleggen;
– ervoor zorgen dat de bevoegde functies specifieke controles uitvoeren op de regelmatigheid van de betalingen aan alle tegenpartijen en nagaan of de geadresseerde van de opdracht en de persoon die de desbetreffende bedragen int, samenvallen;
– ijverig te voldoen aan de minimumvereisten die zijn vastgesteld en vereist voor de selectie van de inschrijvers van de goederen en/of diensten die het Bedrijf van plan is te verwerven;
– criteria vast te stellen voor de beoordeling van offertes op basis van de commerciële en professionele betrouwbaarheid van leveranciers en alle benodigde informatie op te vragen en te verkrijgen;
– zorgen voor maximale transparantie bij het sluiten van overeenkomsten/joint ventures gericht op het realiseren van investeringen.
Beheer van naleving van douanewetgeving
In het geval van de aankoop van goederen van niet-EU-oorsprong verplicht het Bedrijf zich om op tijd te voldoen aan zijn verplichtingen volgens de douanewetgeving (bijv. douanerechten, grensrechten, enz.).
Zakelijke gedragsregels en bekendmaking van belangenverstrengeling
De werknemer onthoudt zich van het nemen van beslissingen of het uitvoeren van activiteiten die inherent zijn aan zijn of haar functie in situaties van belangenconflict, zelfs potentieel, met persoonlijke belangen, die van zijn of haar echtgenoot, samenwonenden, familieleden of schoonfamilie tot in de tweede graad. Het conflict kan betrekking hebben op belangen van welke aard dan ook, met inbegrip van belangen die geen verband houden met het vermogen, zoals belangen die voortvloeien uit de intentie om te voldoen aan politieke, vakbonds- of hiërarchische druk van hogerhand.
De Geadresseerden dienen bij de uitvoering van hun activiteiten zorgvuldig te vermijden betrokken te zijn bij transacties of zaken waaruit een situatie van belangenverstrengeling kan ontstaan. Elke Geadresseerde moet in feite zijn of haar werk uitvoeren in het exclusieve belang van het Bedrijf, en elke conflictsituatie tussen persoonlijke economische activiteiten en bedrijfsbelangen vermijden waaruit schade kan ontstaan voor de activiteiten van het Bedrijf of ongeoorloofd voordeel kan ontstaan voor zijn of haar eigen voordeel.
Onverminderd de transparantieverplichtingen die in wet- en regelgeving zijn vastgelegd, moeten werknemers het management daarom schriftelijk op de hoogte stellen van alle directe of indirecte samenwerkingsrelaties met particuliere entiteiten, ongeacht de vergoeding, die zij in de afgelopen drie jaar hebben of hebben gehad, met vermelding van
(a) of hij, dan wel zijn bloedverwanten of aanverwanten tot in de tweede graad, echtgenoot of samenwonenden, nog steeds financiële betrekkingen onderhouden met de persoon met wie hij voornoemde betrekkingen onderhield;
(b) of dergelijke betrekkingen hebben plaatsgevonden of plaatsvinden met personen die belang hebben bij activiteiten of besluiten met betrekking tot het ambt, beperkt tot de aan hem toevertrouwde dossiers.
Relaties met concurrenten moeten worden ingegeven door criteria van voorzichtigheid en vertrouwelijkheid, om de concurrentievoordeelelementen van het bedrijf zo goed mogelijk te behouden. Daarom mag geen enkele medewerker van het bedrijf, met uitzondering van uitdrukkelijk en formeel gedelegeerde personen, zakelijke relaties hebben met vertegenwoordigers van concurrenten.
Beheer van informatiesystemen
Het Bedrijf veroordeelt elk gedrag dat bestaat uit het wijzigen van de werking van een computer of telematicasysteem of uit het verkrijgen van onbevoegde toegang tot de gegevens, informatie of programma’s die zich daarin bevinden, met als doel het verkrijgen van oneerlijk voordeel voor het Bedrijf ten nadele van de Staat.
Het is daarom verboden om
– computerprogramma’s en -hulpmiddelen installeren, downloaden en/of gebruiken om openbare of privécomputerdocumenten te wijzigen, valselijk te certificeren, te onderdrukken, te vernietigen en/of te verbergen;
– het installeren, downloaden en/of gebruiken van computerprogramma’s en -hulpmiddelen waarmee onbevoegden toegang kunnen krijgen tot door beveiligingsmaatregelen beschermde computer- of telematicasystemen of waarmee (onbevoegden) toegang kunnen krijgen tot dergelijke systemen, in strijd met de maatregelen die zijn ingesteld door de eigenaar van de gegevens of programma’s die vertrouwelijk moeten worden behandeld of gehouden;
– wachtwoorden, toegangssleutels of andere middelen te vinden, te verspreiden, te delen en/of te communiceren die het in de vorige twee punten genoemde gedrag mogelijk maken;
– het gebruiken, ophalen, verspreiden, delen en/of communiceren over het gebruik van computerapparatuur, -apparaten of -programma’s die bedoeld zijn om een computer- of telecommunicatiesysteem te beschadigen of te verstoren;
– het gebruiken, ophalen, verspreiden, installeren, downloaden, delen en/of doorgeven van het gebruik van apparatuur, apparaten of computerprogramma’s met als doel het wederrechtelijk onderscheppen, verhinderen of onderbreken van computer- of telematicacommunicatie, zelfs als dit tussen verschillende systemen gebeurt;
– het vernietigen, verslechteren, wissen, geheel of gedeeltelijk onbruikbaar maken, wijzigen of onderdrukken van gegevens of computerprogramma’s van anderen of het ernstig belemmeren van de werking ervan;
– het gebruiken, installeren, downloaden en/of communiceren van computertechnieken, -programma’s of -hulpmiddelen waarmee het serverveld of enige andere informatie met betrekking daartoe kan worden gewijzigd of waarmee de identiteit van de afzender kan worden verhuld of de instellingen van de door het Bedrijf geleverde computerhulpmiddelen kunnen worden gewijzigd;
– computer- of telecommunicatietoepassingen, -systemen of -programma’s te gebruiken zonder de nodige autorisaties en/of voor andere doeleinden dan waarvoor ze bedoeld zijn, en in het bijzonder voor het plegen van strafbare feiten van welke aard dan ook.
Bescherming van gezondheid en veiligheid op het werk
Binnen het kader van de huidige wetgeving verbindt het bedrijf zich ertoe alle nodige maatregelen te nemen om de fysieke en morele integriteit van zijn werknemers te beschermen.
Het bedrijf verbindt zich er in het bijzonder toe dat
a. naleving van de bestaande wetgeving inzake de gezondheid en veiligheid van werknemers wordt als prioriteit beschouwd;
b. risico’s voor werknemers worden, voor zover mogelijk en gegarandeerd door ontwikkelingen in de beste technologie, ook vermeden door de meest geschikte en minst gevaarlijke materialen en apparatuur te kiezen die risico’s aan de bron verminderen;
c. niet-vermijdbare risico’s correct worden ingeschat en adequaat worden beperkt door middel van passende collectieve en individuele veiligheidsmaatregelen;
d. informatie en training voor werknemers wijdverspreid, up-to-date en taakspecifiek is;
e. de raadpleging van werknemers over gezondheid en veiligheid op de werkplek is gegarandeerd;
f. alle veiligheidsbehoeften of non-conformiteiten die tijdens het werk of tijdens audits en inspecties aan het licht komen, snel en effectief worden aangepakt;
g. de organisatie van het werk en de operationele aspecten zodanig worden uitgevoerd dat de gezondheid van werknemers, derden en de gemeenschap waarin het bedrijf actief is, wordt beschermd.
Werknemers moeten, elk voor zover dat binnen hun competentie ligt, zorgen voor volledige naleving van de wet, de principes van deze Code en bedrijfsprocedures, de veiligheidsprotocollen met betrekking tot Covid-19 en alle andere interne bepalingen die bedoeld zijn om de bescherming van de gezondheid en veiligheid op de werkplek te garanderen, evenals het melden van alle overtredingen of zelfs eenvoudige houdingen of praktijken die in strijd zijn met de bepalingen van de Ethische Code en het Model.
Vertrouwelijkheid en bescherming van de privacy
Alle informatie en documenten waarvan we kennis nemen tijdens activiteiten namens het bedrijf zijn vertrouwelijk.
Het bedrijf verzamelt, beheert en verwerkt persoonlijke gegevens in overeenstemming met de huidige wetgeving.
Het bedrijf verplicht zich daarom te voldoen aan de verplichte vereisten van de wet- en regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens en een privacybeheersysteem in te voeren dat een organisatiemodel en controle van risico’s die voortvloeien uit de verwerking van persoonsgegevens mogelijk maakt.
De privacy van werknemers en medewerkers wordt beschermd door het aannemen van normen die de informatie specificeren die het bedrijf van het onderwerp vraagt en de relevante verwerkings- en opslagmethoden, die geschikt zijn om maximale transparantie voor de direct betrokkenen en ontoegankelijkheid voor derden te garanderen, behalve om gerechtvaardigde en exclusieve zakelijke redenen.
Alle werknemers van het bedrijf en degenen die in naam en voor rekening van het bedrijf werken, zijn verplicht tot geheimhouding van de gegevens en informatie waarover zij uit hoofde van hun functie beschikken en zijn onderworpen aan het verbod om dergelijke informatie vrijwillig of onvrijwillig openbaar te maken. Hieronder valt bijvoorbeeld informatie over managementplannen, productieprocessen, producten en systemen die zijn ontwikkeld of in ieder geval worden beheerd en/of onderhouden, evenals informatie over onderhandelings- en mededingingsprocedures, en alle databanken en informatie en gegevens over personeel (hierna kortheidshalve ook “Informatie” genoemd).
Elke verwerking van gegevens met als doel onderzoek te doen naar de ideeën, voorkeuren, persoonlijke smaak en, in het algemeen, het privéleven van werknemers is verboden.
Het is ook verboden, behalve in de gevallen waarin de wet voorziet, om persoonlijke gegevens door te geven/te verspreiden zonder de voorafgaande toestemming van de betrokken persoon.
Het is verboden om gegevens te verwerken in strijd met de geldende regelgeving inzake gegevensbescherming.
Met betrekking tot de verwerking van gegevens op papier en door het gebruik van computersystemen, is het verplicht om te voldoen aan de speciale veiligheidsmaatregelen die zijn ingesteld om het risico van inbraak van buitenaf te voorkomen, zoals bijvoorbeeld toegangscontroles tot de gebouwen, wachtwoorden, persoonlijke identificatiecodes, screensavers, evenals verlies, zelfs per ongeluk, van gegevens.
Vertrouwelijkheid en bescherming van de privacy
Alle informatie en documenten waarvan we kennis nemen tijdens activiteiten namens het bedrijf zijn vertrouwelijk.
Het bedrijf verzamelt, beheert en verwerkt persoonlijke gegevens in overeenstemming met de huidige wetgeving.
Het bedrijf verbindt zich er daarom toe te voldoen aan de verplichte vereisten van de wet- en regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens en een privacybeheersysteem in te voeren dat een organisatiemodel en controle mogelijk maakt van risico’s die voortvloeien uit de verwerking van persoonsgegevens.
De privacy van werknemers en medewerkers wordt beschermd door het aannemen van normen die de informatie specificeren die het bedrijf van het onderwerp vraagt en de relevante verwerkings- en opslagmethoden, die geschikt zijn om maximale transparantie voor de direct betrokkenen te garanderen en ontoegankelijkheid voor derden, behalve om gerechtvaardigde en exclusieve zakelijke redenen.
Alle werknemers van het bedrijf en degenen die in naam en voor rekening van het bedrijf werken, zijn verplicht tot geheimhouding van de gegevens en informatie waarover zij uit hoofde van hun functie beschikken en zijn onderworpen aan het verbod om dergelijke informatie vrijwillig of onvrijwillig openbaar te maken. Hieronder valt bijvoorbeeld informatie over managementplannen, productieprocessen, producten en systemen die zijn ontwikkeld of in ieder geval worden beheerd en/of onderhouden, evenals informatie over onderhandelings- en mededingingsprocedures, en alle databanken en informatie en gegevens over personeel (hierna kortheidshalve ook “Informatie” genoemd).
Elke verwerking van gegevens met als doel onderzoek te doen naar de ideeën, voorkeuren, persoonlijke smaak en, in het algemeen, het privéleven van werknemers is verboden.
Het is ook verboden, behalve in de gevallen waarin de wet voorziet, om persoonlijke gegevens door te geven/te verspreiden zonder de voorafgaande toestemming van de betrokken persoon.
Het is verboden om gegevens te verwerken in strijd met de geldende regelgeving inzake gegevensbescherming.
Met betrekking tot de verwerking van gegevens op papier en door het gebruik van computersystemen, is het verplicht om te voldoen aan de speciale veiligheidsmaatregelen die zijn ingesteld om het risico van inbraak van buitenaf te voorkomen, zoals bijvoorbeeld toegangscontroles tot de gebouwen, wachtwoorden, persoonlijke identificatiecodes, screensavers, evenals verlies, zelfs per ongeluk, van gegevens.
Bescherming van werknemers of medewerkers die wangedrag melden
Het is verboden om direct of indirect represailles te nemen of te discrimineren tegen een werknemer of medewerker die overtredingen meldt om redenen die direct of indirect verband houden met de meldingen die relevant zijn volgens Wetsdecreet 231/2001 of met overtredingen van het organisatie- en managementmodel van de entiteit.
Het is ook verboden om meldingen te doen die ongegrond blijken te zijn, met kwade opzet of grove nalatigheid.
Het toezichthoudend orgaan
Novatek heeft een eenhoofdige Raad van Commissarissen benoemd.
De Raad van Commissarissen is verantwoordelijk voor het bewaken en actualiseren van het Organisatie-, Management- en Controlemodel en deze Code of Ethics.
Bij het uitoefenen van zijn functies heeft de Raad van Commissarissen vrije toegang tot de bedrijfsgegevens en informatie die nuttig zijn voor het uitvoeren van zijn activiteiten.
De vennootschapsorganen en hun leden, werknemers, adviseurs, medewerkers en derden die namens de Vennootschap optreden, dienen hun uiterste best te doen om de vervulling van de taken van de Raad van Commissarissen te vergemakkelijken.
Werking van de Ethische Code
In geval van berichten over mogelijke overtredingen van deze Code en/of de werkprocedures die deel uitmaken van het model of over andere gebeurtenissen die de waarde en effectiviteit ervan kunnen veranderen, moet iedereen zich wenden tot zijn of haar manager, die de zaak zal rapporteren aan de bevoegde afdeling of, als dit om praktische redenen niet mogelijk is, direct aan de directie. In elk geval moet de overtreding ook onmiddellijk worden gemeld aan de Raad van Commissarissen.
Het niet melden van een overtreding van deze Code kan worden beschouwd als een vorm van medeplichtigheid aan de overtreding.
Het is niet toegestaan persoonlijk onderzoek te doen of nieuws te melden aan anderen dan de specifiek aangewezen personen.
Alle instanties die op de hoogte worden gesteld van de overtreding beschermen degenen die informatie hebben verstrekt over mogelijke overtredingen van de Code en het model tegen druk, intimidatie en vergelding, waarbij ook de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder wordt gewaarborgd, zonder afbreuk te doen aan wettelijke verplichtingen en de bescherming van de rechten van het bedrijf of van personen die ten onrechte of te kwader trouw worden beschuldigd.
Deze Code wordt onder de aandacht gebracht van de bedrijfsorganen en hun leden, werknemers, adviseurs, medewerkers en alle andere derden die namens het bedrijf kunnen handelen. Alle voornoemde personen dienen kennis te nemen van de inhoud en de voorschriften na te leven.
Twijfels over de toepassing van deze Code moeten onmiddellijk worden voorgelegd aan en besproken met de Raad van Commissarissen.
In het geval dat ook maar een van de bepalingen van deze Ethische Code in strijd is met bepalingen in interne reglementen of procedures, heeft de Code voorrang boven deze bepalingen.
Eventuele wijzigingen en/of aanvullingen op deze Ethische Gedragscode moeten op dezelfde manier worden gemaakt en goedgekeurd als bij de oorspronkelijke goedkeuring.
Tuchtsysteem en sanctiemechanismen
Niet-naleving van de principes in deze Code kan leiden tot de toepassing van de sancties in het bedrijfsdisciplinaire systeem binnen de grenzen en volgens de specifieke procedures die daarin zijn vastgelegd. De ernst van de overtreding wordt beoordeeld op basis van de volgende omstandigheden:
– de concrete timing en modaliteiten van de inbreuk;
– de aanwezigheid en intensiteit van het opzettelijke element;
– de omvang van de schade of het gevaar als gevolg van de overtreding voor het bedrijf en voor alle werknemers en belanghebbenden van het bedrijf;
– voorspelbaarheid van gevolgen;
– de omstandigheden waarin de inbreuk plaatsvond.
Recidive vormt een verzwarende omstandigheid en brengt de toepassing van een zwaardere straf met zich mee.
Het disciplinaire systeem is een integraal onderdeel van het organisatie-, management- en controlemodel van het bedrijf en vormt een hoeksteen voor het effectief functioneren van corporate compliance.
Naleving van de Ethische Code door werknemers is een aanvulling op en uiting van de verplichtingen van loyaliteit, eerlijkheid en fatsoen bij het te goeder trouw uitvoeren van de arbeidsovereenkomst.
Naleving van de Ethische Gedragscode door leveranciers en tegenpartijen vormt een aanvulling op de verplichtingen om zorgvuldig en te goeder trouw te werk te gaan bij contractonderhandelingen en bij de uitvoering van bestaande contracten met het bedrijf.
Schending van de regels van de Ethische Gedragscode kan, afhankelijk van de ernst ervan. een gegronde reden voor intrekking of beëindiging van contracten, met alle juridische gevolgen, waaronder schadevergoeding.
Rapporten
Elke persoon, intern of extern, is verplicht om elke niet-naleving van de Ethische Gedragscode schriftelijk en in een bekende vorm te melden. De opstellers van de meldingen worden in ieder geval beschermd tegen eventuele represailles die zij kunnen ondervinden omdat zij onjuist gedrag hebben gemeld en om hun identiteit vertrouwelijk te houden, onverminderd wettelijke verplichtingen.
De gevolgen van schendingen van de Ethische Gedragscode en het Organisatiemodel moeten serieus worden genomen door iedereen die, om welke reden dan ook, betrekkingen onderhoudt met Novatek. Daartoe zal Novatek deze Ethische Gedragscode verspreiden en informeren over de sancties waarin is voorzien, evenals de relevante methoden en procedures voor uitbetaling, mochten zich schendingen voordoen.
Novatek neemt elke melding, zelfs anoniem, van een vermoede overtreding van de Ethische Code of de geldende wetgeving serieus, ongeacht de uitkomst van de volgende analyse.
Iedereen die overtredingen van de Ethische Code of van het Organisatiemodel overeenkomstig artikel 6 van Wetsdecreet 231/2001 wil melden, kan dit doen:
– Via e-mail: novatek.odv231@gmail.com;
– Door middel van een voorgeadresseerde envelop die beschikbaar is op alle Novatek-locaties en die elke werknemer en/of werknemer van het bedrijf kan gebruiken om de bovengenoemde overtredingen te melden.
– Via het klokkenluidersplatform.
De rapporteur moet de feiten waarvan hij kennis heeft zo gedetailleerd mogelijk op schrift stellen.
Als de melding schriftelijk wordt gedaan, moet het handgeschreven of getypte meldingsformulier in de envelop worden gedaan die, nadat hij is ingevuld en gesloten, moet worden verzegeld, met de handtekening (in het geval van een niet-anonieme melding) of een ander merkteken (in het geval van een anonieme melding) op de flap, zodat het Controleorgaan en/of de Reporting Manager, zodra zij de brief hebben ontvangen, kunnen controleren dat niemand de envelop heeft kunnen openen of ermee heeft kunnen knoeien.
Enveloppen kunnen worden afgeleverd bij de Raad van Commissarissen en/of de Manager Klokkenluiden op welke wijze dan ook (postbezorging, bezorging bij het afdelingshoofd, persoonlijke afgifte bij de verzamelpunten in de gebouwen van Novatek) en de inhoud zal alleen bekend zijn bij de ontvangers van de melding (Raad van Commissarissen en/of Manager Klokkenluiden) die, als de melding gegrond is, zullen overgaan tot het beheer en de verificatie in overeenstemming met de wetgeving op het gebied van vertrouwelijkheid en privacy.
Voor details over het onderwerp van meldingen, de meldingsprocedures en het beheer van meldingen wordt verwezen naar de specifieke procedure “Klokkenluidersregeling”.
Maak samen met ons het verschil
